अधिसूचना (Notification) और ज्ञापन (Memorandum) के प्रारूपों में मुख्य अंतर

 अधिसूचना (Notification) और ज्ञापन (Memorandum) के प्रारूपों में मुख्य अंतर

अधिसूचना (Notification) और ज्ञापन (Memorandum / Memo) दोनों ही प्रशासनिक पत्राचार के अति महत्वपूर्ण प्रारूप हैं। यद्यपि दोनों में ही ‘महोदय’ और ‘भवदीय’ जैसे शब्दों का प्रयोग नहीं होता तथा दोनों ही ‘अन्य पुरुष’ शैली में लिखे जाते हैं, लेकिन इनके प्रारूप (Format) में कई बुनियादी अंतर होते हैं।

★ अधिसूचना और ज्ञापन के प्रारूपों में मुख्य अंतर

1. राजपत्र (Gazette) का उल्लेख :

• अधिसूचना : इसमें सबसे ऊपर (शीर्ष रेखा से भी ऊपर) बाईं या दाईं ओर अनिवार्य रूप से “राजपत्र (गजट) में प्रकाशनार्थ” लिखा जाता है।

• ज्ञापन : इसमें राजपत्र या गजट का कोई उल्लेख नहीं होता।

2. प्रारंभ की विशिष्ट शब्दावली :

• अधिसूचना : इसका मुख्य कलेवर हमेशा संवैधानिक व कानूनी शब्दावली से प्रारंभ होता है – जैसे: “महामहिम राज्यपाल महोदय की आज्ञा से एतद्द्वारा यह अधिसूचित किया जाता है कि…”।

• ज्ञापन : इसका प्रारंभ सीधे मुख्य विषय से होता है – जैसे: “निर्देशानुसार सूचित किया जाता है कि…” या “एतद्द्वारा निर्देशित किया जाता है कि…”।

3. विषय (Subject) का स्थान :

• अधिसूचना : आमतौर पर अधिसूचना में अलग से ‘विषय:’ पंक्ति नहीं लिखी जाती, मुख्य संदेश की पहली ही लाइन में विषय समाहित रहता है।

• ज्ञापन : इसमें पत्रांक और शीर्षक ‘ज्ञापन’ के ठीक नीचे स्पष्ट रूप से अलग “विषय:” पंक्ति लिखी जाती है।

4. प्रेषिती (पाने वाले) का स्थान :

• अधिसूचना : इसके मुख्य भाग के बाद अंत में बाईं ओर “प्रतिलिपि सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित:” लिखकर 1, 2, 3 करके संबंधित विभागों / मुद्रणालय की सूची दी जाती है।

• ज्ञापन : इसके अंत में बाईं ओर सीधे “सेवा में,” लिखकर उस विशिष्ट कर्मचारी, अधिकारी या संस्था प्रधान का पदनाम एवं पता लिखा जाता है।

★ प्रारूपों का तुलनात्मक ढाँचा (Side-by-Side Structure)

राजपत्र में प्रकाशनार्थअधिसूचना का प्रारूप

ज्ञापन का प्रारूप

राजस्थान सरकार शिक्षा विभाग (माध्यमिक), जयपुर क्रमांक : प.1(2)शि.वि./2026/108   दिनांक : 10 अगस्त 2026 ### अधिसूचना महामहिम राज्यपाल महोदय की आज्ञा से एतद्द्वारा यह अधिसूचित किया जाता है कि राजस्थान माध्यमिक शिक्षा अधिनियम-1957 की धारा 12 के तहत प्रदत्त शक्तियों का प्रयोग करते हुए राज्य के समस्त विद्यालयों में अनिवार्य बाल शिक्षा अधिकार अधिनियम के तहत प्रवेश की आयु सीमा में संशोधन किया जाता है। यह संशोधन राजपत्र में प्रकाशन की तिथि से प्रभावी माना जाएगा। (हस्ताक्षर) (सुधीर शर्मा) शासन सचिव शिक्षा विभाग, जयपुर प्रतिलिपि सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित : 1. अधीक्षक, राजकीय मुद्रणालय, जयपुर को राजपत्र में प्रकाशनार्थ। 2. समस्त जिला शिक्षा अधिकारी, राजस्थान।

राजस्थान सरकार शिक्षा विभाग, जयपुर क्रमांक : शि.वि./स्था./2026/780   दिनांक : 10 अगस्त 2026 ### ज्ञापन विषय : शिक्षकों के सेवा-पुस्तिका सत्यापन के संबंध में। निर्देशानुसार सूचित किया जाता है कि विभाग के अंतर्गत कार्यरत समस्त शिक्षकों को अपनी अद्यतन सेवा-पुस्तिका का सत्यापन दिनांक 25 अगस्त 2026 तक संबंधित जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय में अनिवार्य रूप से करवा लेना सुनिश्चित करें। नियत समय सीमा के पश्चात् विलंब के लिए संबंधित शिक्षक स्वयं उत्तरदायी होंगे। (हस्ताक्षर) (रमेश कुमार) उप-निदेशक शिक्षा विभाग, जयपुर सेवा में, समस्त प्रधानाचार्य / संस्थाप्रधान, राजकीय उच्च माध्यमिक विद्यालय, राजस्थान।

★ तुलनात्मक तालिका (At a Glance)

अंतर का आधार	अधिसूचना का प्रारूप (Notification Format)	ज्ञापन का प्रारूप (Memorandum Format)
1. गजट निर्देश	सबसे ऊपर “राजपत्र में प्रकाशनार्थ” अंकित होता है।	ऐसा कोई निर्देश नहीं होता।
2. आरंभिक वाक्य	“राज्यपाल/राष्ट्रपति की आज्ञा से…” से शुरू।	“निर्देशानुसार / एतद्द्वारा…” से शुरू।
3. विषय (Subject)	अलग से ‘विषय’ पंक्ति प्रायः नहीं होती।	स्पष्ट रूप से ‘विषय :’ शीर्षक लिखा जाता है।
4. निचला बायाँ भाग	“प्रतिलिपि सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित : “ (सूची / विभाग)।	“सेवा में,” (विशिष्ट प्रेषिती / कर्मचारी को)।

निष्कर्ष : कार्यालय ज्ञापन दो समकक्ष या भिन्न सरकारी निकायों (विभागों) के बीच संवाद का आधिकारिक पुल है, जबकि ज्ञापन कार्यालय के आंतरिक प्रशासन एवं कर्मचारियों के संचालन का माध्यम है।