ज्ञापन (Memorandum / Memo) – नियम एवं प्रारूप
प्रशासनिक पत्राचार में ‘ज्ञापन’ (Memorandum / Memo) का प्रयोग एक विभाग से दूसरे विभाग को सूचना देने, अधीनस्थ कर्मचारियों को निर्देशित करने अथवा पूर्व में भेजे गए पत्र की याद दिलाने हेतु किया जाता है।
1. संरचना और प्रारूप (Structure & Format)
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कार्यालय का नाम व पता : पृष्ठ के सबसे ऊपर मध्य में जारी करने वाले मंत्रालय, विभाग अथवा कार्यालय का नाम और स्थान स्पष्ट अक्षरों में लिखा जाना चाहिए।
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पत्र क्रमांक व दिनांक :
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बाएँ कोने पर पत्र क्रमांक / पत्रांक दर्ज किया जाता है (जैसे – क्रमांक: शि.वि./स्था./2026/780)।
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दाएँ कोने पर दिनांक लिखी जाती है (जैसे – दिनांक: 10 अगस्त 2026)।
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शीर्षक : पत्रांक और दिनांक के नीचे पृष्ठ के मध्य में स्पष्ट रूप से ‘ज्ञापन’ अथवा ‘कार्यालय ज्ञापन’ लिखा जाता है।
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विषय (Subject) : मुख्य विषय-वस्तु से ठीक पहले एक ही पंक्ति में संक्षेप में और स्पष्ट रूप से विषय अंकित किया जाता है।
2. भाषा और लेखन शैली (Language & Style)
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अन्य पुरुष (Third Person) शैली : ज्ञापन हमेशा ‘अन्य पुरुष’ (Third Person) शैली में लिखा जाता है।
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उपयुक्त प्रयोग : “एतद्द्वारा सूचित किया जाता है कि…”, “निर्देशानुसार निवेदन है कि…”
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अनुचित प्रयोग : इसमें ‘मैं’, ‘हम’, ‘मुझे’ अथवा ‘आपको’ जैसे प्रथम और द्वितीय पुरुष सर्वनामों का प्रयोग नहीं होता।
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संबोधन का अभाव : इसमें सामान्य पत्र-व्यवहार की तरह आरंभ में किसी भी प्रकार के संबोधन का प्रयोग नहीं किया जाता।
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ध्यान दें : आरंभ में ‘महोदय’, ‘मान्यवर’ या ‘प्रिय’ जैसे शब्द नहीं लिखे जाते।
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स्वनिर्देश / अभिवादन का अभाव : अंत में ‘भवदीय’, ‘आपका विश्वासी’ या ‘सादर’ जैसे शब्दों का प्रयोग पूरी तरह वर्जित होता है।
3. विषय-वस्तु और कलेवर (Content & Body)
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सीधी शुरुआत : इसमें किसी भी प्रकार की औपचारिक भूमिका बाँधने के बजाय सीधे मुख्य विषय की जानकारी दी जाती है।
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संक्षिप्तता और स्पष्टता : वाक्य छोटे, सुस्पष्ट और नियमबद्ध होने चाहिए। इसमें मुहावरों, भावुकता या आलंकारिक भाषा का कोई स्थान नहीं होता।
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अनुच्छेद विभाजन : यदि ज्ञापन में एक से अधिक बिंदु या विषय शामिल हों, तो पहले अनुच्छेद के बाद दूसरे और तीसरे अनुच्छेदों को 2, 3, 4 आदि क्रमांक देकर लिखा जाता है।
4. समापन और प्रेषिती विवरण (Closing & Recipient Details)
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हस्ताक्षर एवं पदनाम : मुख्य विषय-वस्तु समाप्त होने के बाद नीचे दाईं ओर जारीकर्ता अधिकारी के हस्ताक्षर, नाम (कोष्ठक में) तथा पदनाम अंकित होता है।
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प्रेषिती (पाने वाले का विवरण) : अंत में नीचे बाईं ओर ‘सेवा में’ लिखकर उस व्यक्ति, संस्था या विभाग के नाम/पदनाम का स्पष्ट उल्लेख किया जाता है जिसे यह ज्ञापन भेजा जा रहा है।
★ परीक्षा हेतु आदर्श मानक ढाँचा (Format Frame) ★
क्रमांक : ……………………………… दिनांक : ………………..
ज्ञापन
विषय : …………………………………………………………………………………………….
[मुख्य विषय-वस्तु: अन्य पुरुष शैली में, सीधे मुख्य विषय से शुरुआत करते हुए संक्षिप्त एवं स्पष्ट विवरण।]
सेवा में,
[पाने वाले का पदनाम एवं पता]
कक्षा 12 हिंदी अनिवार्य : संभावित ज्ञापन (Memorandum) के मानक हल (सेट 1)
प्रश्न 1 : शिक्षकों के सेवा-पुस्तिका सत्यापन हेतु ज्ञापन
राजस्थान सरकार
शिक्षा विभाग (माध्यमिक), जयपुर
क्रमांक : शि.वि./स्था./2026/1025 दिनांक : 12 अगस्त 2026
ज्ञापन
विषय : शिक्षकों की सेवा-पुस्तिका (Service Book) सत्यापन हेतु।
राज्य के समस्त राजकीय एवं गैर-राजकीय माध्यमिक विद्यालयों के प्रधानाचार्यों को एतद्द्वारा निर्देशित किया जाता है कि वे अपने विद्यालय में कार्यरत समस्त शिक्षकों की अद्यतन सेवा-पुस्तिकाओं का भौतिक सत्यापन दिनांक 31 अगस्त 2026 तक संबंधित जिला शिक्षा अधिकारी कार्यालय में अनिवार्य रूप से पूर्ण करवा लें।
नियत समय-सीमा के पश्चात् सत्यापन न होने की स्थिति में उत्पन्न किसी भी प्रशासनिक विलंब के लिए संस्था प्रधान स्वयं उत्तरदायी होंगे।
सेवा में,
समस्त संस्था प्रधान / प्रधानाचार्य,
राजकीय एवं मान्यता प्राप्त माध्यमिक विद्यालय, राजस्थान।
प्रश्न 2 : छात्रवृत्ति आवेदन पत्र जमा कराने हेतु ज्ञापन
कार्यालय निदेशक, प्रारंभिक शिक्षा, बीकानेर
क्रमांक : प्रा.शि./छात्र./2026/410 दिनांक : 18 अगस्त 2026
ज्ञापन
विषय : उत्तर-मैट्रिक छात्रवृत्ति योजना हेतु आवेदन भिजवाने के संबंध में।
राज्य के समस्त जिला शिक्षा अधिकारियों (प्रारंभिक शिक्षा) को एतद्द्वारा निर्देशित किया जाता है कि वे अपने अधीनस्थ विद्यालयों से पात्र अनुसूचित जाति / जनजाति एवं अन्य पिछड़े वर्ग के विद्यार्थियों के ऑनलाइन छात्रवृत्ति आवेदन पत्रों की जाँच कर उन्हें दिनांक 15 सितम्बर 2026 तक निदेशालय को प्रेषित करना सुनिश्चित करें।
किसी भी पात्र विद्यार्थी के वंचित रहने पर संबंधित जिला शिक्षा अधिकारी के विरुद्ध नियमानुसार कार्यवाही की जाएगी।
सेवा में,
समस्त जिला शिक्षा अधिकारी (प्रारंभिक),
राजस्थान।
★ परीक्षा में ध्यान रखने योग्य मुख्य बातें ★
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अंक भार : बोर्ड परीक्षा में यह प्रश्न सामान्यतः 4 अंक का पूछा जाता है।
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सीमा रेखा (Box) : उत्तर पुस्तिका में ज्ञापन को हमेशा चारों ओर से बॉक्स बनाकर प्रस्तुत करें।
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संबोधन व स्वनिर्देश का अभाव : इसमें ‘महोदय’ या ‘भवदीय’ जैसे शब्दों का प्रयोग पूरी तरह वर्जित है।
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स्थान निर्धारण : कार्यालय का नाम और ‘ज्ञापन’ शीर्षक हमेशा मध्य (Center) में लिखें।
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पत्रांक बाएँ तथा दिनांक दाएँ कोने में अंकित करें।
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अंत में दाएँ कोने पर अधिकारी का पदनाम तथा बाएँ कोने पर ‘सेवा में’ के साथ प्रेषिती (पाने वाले) का विवरण दें।
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कक्षा 12 हिंदी अनिवार्य : संभावित ज्ञापन (Memorandum) के 4 मानक हल (सेट 2)
प्रश्न 1 : राजकीय विद्यालयों में विद्युतीकरण हेतु ज्ञापन
राजस्थान सरकार
शिक्षा विभाग (माध्यमिक), जयपुर
क्रमांक : शि.वि./स्था./2026/1120 दिनांक : 10 अगस्त 2026
ज्ञापन
विषय : राजकीय विद्यालयों में अनिवार्य विद्युतीकरण के संबंध में।
राज्य के समस्त जिला शिक्षा अधिकारियों को एतद्द्वारा निर्देशित किया जाता है कि वे अपने क्षेत्राधिकार के अंतर्गत बिजली कनेक्शन से वंचित समस्त राजकीय उच्च माध्यमिक विद्यालयों में डिस्कॉम के सहयोग से दिनांक 15 सितंबर 2026 तक विद्युतीकरण कार्य अनिवार्य रूप से पूर्ण करवाएँ।
कार्य में विलंब होने पर संबंधित जिला शिक्षा अधिकारी व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी होंगे।
सेवा में,
समस्त जिला शिक्षा अधिकारी (माध्यमिक),
राजस्थान।
प्रश्न 2 : बोर्ड परीक्षा केंद्र व्यवस्थापकों के लिए ज्ञापन
माध्यमिक शिक्षा बोर्ड, राजस्थान, अजमेर
क्रमांक : मा.शि.बो./गोपनीय/2026/840 दिनांक : 12 अगस्त 2026
ज्ञापन
विषय : आगामी बोर्ड परीक्षाओं की गोपनीयता एवं निष्पक्षता के संबंध में।
बोर्ड परीक्षा-2027 हेतु नियुक्त समस्त केंद्राधीक्षकों को एतद्द्वारा सूचित किया जाता है कि परीक्षा केंद्रों पर प्रश्न-पत्रों की सुरक्षा, सीसीटीवी कैमरों की सक्रियता तथा अनुचित साधनों के प्रयोग पर पूर्ण रोक सुनिश्चित की जाए।
किसी भी प्रकार की लापरवाही पाए जाने पर संबंधित केंद्र अध्यक्ष के विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही की जाएगी।
सेवा में,
समस्त केंद्राधीक्षक / संस्था प्रधान,
बोर्ड परीक्षा केंद्र, राजस्थान।
प्रश्न 3 : मुद्रण सामग्री की समय पर आपूर्ति हेतु ज्ञापन
कार्यालय निदेशक, साक्षरता एवं सतत शिक्षा, जयपुर
क्रमांक : सा.शि./मुद्रण/2026/305 दिनांक : 15 अगस्त 2026
ज्ञापन
विषय : साक्षरता कार्यपुस्तिकाओं के मुद्रण एवं आपूर्ति के संबंध में।
अधीक्षक, राजकीय मुद्रणालय, जयपुर को एतद्द्वारा स्मरण कराया जाता है कि विभागीय आदेश संख्या 150 दिनांक 10 जुलाई 2026 के तहत आवंटित 50,000 साक्षरता कार्यपुस्तिकाओं का मुद्रण कार्य दिनांक 10 सितंबर 2026 तक पूर्ण कर आपूर्ति निदेशालय को भिजवाना सुनिश्चित करें।
आगामी सत्र हेतु यह सामग्री अत्यंत आवश्यक है, अतः समय-सीमा का कड़ाई से पालन किया जाए।
सेवा में,
अधीक्षक,
मुद्रणालय, जयपुर।
प्रश्न 4 : निःशुल्क पाठ्यपुस्तक वितरण हेतु ज्ञापन
कार्यालय निदेशक, माध्यमिक शिक्षा, बीकानेर
क्रमांक : मा.शि./पुस्तिका/2026/650 दिनांक : 18 अगस्त 2026
ज्ञापन
विषय : सत्र 2026-27 की निःशुल्क पाठ्यपुस्तकों के वितरण हेतु।
समस्त मुख्य ब्लॉक शिक्षा अधिकारियों (CBEO) को एतद्द्वारा निर्देशित किया जाता है कि नोडल केंद्रों पर प्राप्त समस्त निःशुल्क पाठ्यपुस्तकों का वितरण अपने ब्लॉक के अधीन संचालित विद्यालयों में दिनांक 31 अगस्त 2026 तक अनिवार्य रूप से पूर्ण करवाकर शाला दर्पण पोर्टल पर प्रविष्टि दर्ज करें।
सेवा में,
समस्त मुख्य ब्लॉक शिक्षा अधिकारी (CBEO),
राजस्थान।
★ परीक्षा में ध्यान रखने योग्य मुख्य बातें ★
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उत्तर पुस्तिका में प्रस्तुति : उत्तर पुस्तिका में ज्ञापन को हमेशा चारों ओर सीमा रेखा (Box) बनाकर ही लिखें।
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शीर्षक का स्थान : ज्ञापन का शीर्षक ‘ज्ञापन’ हमेशा पृष्ठ के मध्य (Center) में स्पष्ट रूप से लिखें।
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पत्रांक एवं दिनांक : पत्रांक (क्रमांक) बाएँ कोने में तथा दिनांक दाएँ कोने में अवश्य लिखें।
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संबोधन व स्वनिर्देश का वर्जन : ज्ञापन में ‘महोदय’, ‘मान्यवर’ या ‘भवदीय’ जैसे संबोधन और स्वनिर्देश (Complimentary Close) का प्रयोग नहीं किया जाता है।
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अधिकारी व प्रेषिती विवरण : अंत में दाएँ कोने पर प्रेषक अधिकारी के हस्ताक्षर, नाम (कोष्ठक में) एवं पदनाम लिखें तथा बाएँ कोने पर ‘सेवा में,’ लिखकर प्रेषिती (पाने वाले) का विवरण दें।